Fai a mano queste 9 attività? Ecco come automatizzarle con il tuo software gestionale.

Per molto tempo, i software gestionali per hotel (o Property Management System, PMS) sono stati programmi informatici installati e gestiti direttamente attraverso il computer della struttura ricettiva. Il loro scopo era principalmente gestire le attività di reception come prenotazioni, check-in, check-out e fatturazione. Questi sistemi potevano essere molto costosi, richiedevano hardware ingombranti e dovevano essere aggiornati manualmente.

Oggi, i moderni PMS si sono evoluti in soluzioni cloud, il che significa che sono accessibili online e da qualsiasi luogo, con aggiornamenti del software totalmente automatici. Questo riduce significativamente i costi e permette di alleggerire l'infrastruttura tecnologica necessaria.

Inoltre, molti dei PMS moderni offrono un approccio All-in-one, ovvero includono strumenti che permettono di gestire in modo centralizzato tutte le attività dell’hotel (Booking engine, Channel manager, CRM, ecc.) e sfruttano la tecnologia API (Application Programming Interface) per permettere l’integrazione con numerosi software esterni, in modo da aggiungere nuove funzionalità man mano che se ne presenta l’esigenza.

Per approfondire questo argomento, puoi leggere il nostro articolo con l’elenco dei software che non possono mancare in una struttura ricettiva.

Molti albergatori sono restii ad aumentare la quota di automatizzazione nel proprio hotel perché questo richiede investimenti, formazione del personale e tempo per definire i nuovi processi. Tuttavia, i vantaggi superano di gran lunga le possibili difficoltà iniziali. Ecco quali sono i principali benefici dell’automazione in una struttura ricettiva:

• Maggiore redditività

Secondo un recente studio Deloitte, le aziende che nel 2023 hanno investito di più nella trasformazione digitale, migliorando i processi grazie a tecnologie avanzate, hanno ottenuto nel un margine operativo netto (EBIT) più alto del 6% rispetto a chi non ha fatto questa scelta.

• Risparmio di tempo

Le attività ripetitive vengono eseguite automaticamente, liberando tempo per il personale. Un recente sondaggio condotto da Salesforce ha rilevato che, chi lavora sfruttando l’automazione, risparmia circa 3,6 ore a settimana, ovvero 23 giorni lavorativi all'anno.

• Riduzione dei costi del lavoro

Intervistati da Deloitte, circa il 23% degli intervistati negli hotel ha dichiarato che l'automazione li aiuterà a ridurre i costi del lavoro, mentre il 25% prevede che l'automazione ridurrà il numero di dipendenti necessari, permettendo alle strutture ricettive di affrontare la grave carenza di personale che il settore sta vivendo negli ultimi anni.

• Miglioramento dell'esperienza degli ospiti

Processi più efficienti significano meno attese, meno errori e un migliore servizio agli ospiti: oltre il 60% degli intervistati da Deloitte negli hotel ritiene che l'automazione migliorerà l'esperienza complessiva di soggiorno.

Grazie alla possibilità di integrare anche software esterni, oggi un software gestionale può automatizzare un numero davvero elevato di attività, da mixare in base alle esigenze specifiche della singola struttura ricettiva. Qui di seguito elenchiamo gli 8 compiti fondamentali che potresti automatizzare, divisi tra attività pratiche e attività strategiche.

L'automatizzazione delle prenotazioni è un elemento decisivo per ottimizzare l'efficienza operativa di un hotel. Dal momento che la maggior parte delle prenotazioni oggi vengono effettuate online, integrando un booking engine nel tuo software di gestione hotel, sarai in grado di gestirle 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Una delle funzionalità più utili che un software gestionale per hotel può includere è la gestione automatizzata dei canali di distribuzione: il programma registra istantaneamente le prenotazioni online da tutti i canali collegati, modificando automaticamente la disponibilità.

Automatizzando il processo di prenotazione online, gli hotel possono massimizzare l'inventario su tutti i canali, risparmiare tempo prezioso e ridurre significativamente gli errori umani. Questo non solo migliora l'efficienza operativa ma anche l'esperienza complessiva degli ospiti, che vivranno l’intero processo di prenotazione senza il rischio di spiacevoli intoppi.

L'automatizzazione delle comunicazioni con gli ospiti è essenziale per migliorare l'efficienza e l'esperienza del cliente. Grazie a un sistema di gestione automatizzato, è possibile inviare automaticamente email e messaggi preimpostati in base a eventi specifici come la conferma di prenotazione, promemoria di check-in, modifiche o cancellazioni di prenotazioni e messaggi di ringraziamento post-soggiorno.

Integrando questa funzione nel tuo software gestionale potrai creare comunicazioni personalizzate per ogni momento del soggiorno, garantendo che ogni ospite riceva il messaggio giusto al momento giusto, mentre tu riduci il carico di lavoro manuale e minimizzi il rischio di dimenticanze e di errori. Se correttamente progettate, le comunicazioni automatizzate saranno un ottimo stimolo per recensioni positive e fidelizzazione.

Secondo una ricerca del Cornell’s Center for Hospitality Research, la tolleranza degli ospiti alle lungaggini del check-in in reception dipende dalla loro provenienza: se gli ospiti italiani, francesi, tedeschi e spagnoli hanno una tolleranza di 15 minuti, gli ospiti da USA e Canada non sono disposti ad aspettare più di 5-7 minuti prima di provare insoddisfazione.

La pandemia, che ha fatto scoprire a molti la comodità dei check-in online e/o contactless, ha definitivamente segnato la strada e, oggi, offrire la possibilità di check-in automatizzato è indispensabile se punti non solo alla massima efficienza operativa, ma anche ad aumentare il gradimento dei tuoi ospiti.

Un sistema di gestione automatizzato permette di pianificare i turni di pulizia in base alle prenotazioni e alle partenze degli ospiti, migliorando l'efficienza e la gestione del personale.

Grazie al collegamento con i dispositivi mobili, il personale di pulizia potrà accedere ai propri turni in tempo reale, aggiornando lo stato delle stanze man mano che vengono pulite.

I rapporti di pulizia digitali, collegati alla reception, mantengono traccia delle prenotazioni e dei livelli di occupazione: questo semplifica la programmazione, permettendo al personale di front desk di sapere sempre quali stanze sono occupate, quali necessitano di pulizia e quali sono pronte per essere consegnate agli ospiti.

Una delle funzioni più utili dei moderni software gestionali per hotel, soprattutto per le strutture ricettive di piccola e media dimensione, è l’automazione delle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Questo permette non solo di risparmiare tempo prezioso, ma anche di evitare errori nella gestione di dati importanti e soggetti a controlli. Grazie all’automazione, infatti, potrai inviare le schedine clienti direttamente al portale Alloggiati Web senza inserimenti manuali, calcolare automaticamente la tassa di soggiorno per garantire precisione e conformità, e gestire le comunicazioni ISTAT delle presenze secondo le normative della tua regione.

Un PMS all-in-one rivoluziona il modo in cui crei e gestisci la tua strategia di vendita perché parte da un elemento fondamentale: l’analisi dei dati. Avendo a disposizione report chiari e dettagliati, infatti, puoi monitorare facilmente ogni costo, capire quali canali di vendita sono i più convenienti per te e dove conviene concentrare i tuoi sforzi.

Ad esempio, puoi stabilire un prezzo, utilizzarlo immediatamente sul tuo Booking Engine per incentivare le prenotazioni dirette, e sfruttare le funzionalità del preventivatore per creare promozioni personalizzate da proporre offline. Successivamente, hai la possibilità di pubblicare la stessa tariffa sui canali OTA, ma aggiungendo un ricarico differenziato per compensare le commissioni.

L’automatizzazione del Revenue management è l’innovazione tecnologica che più di tutte permette di vedere importanti risultati economici in breve tempo.

Implementare un software di Revenue management di ultima generazione, infatti, permette di applicare le più complesse strategie dinamiche di gestione dei ricavi senza necessità di avere competenze specifiche. Collegandolo al tuo software gestionale e al Channel manager, il software sarà in grado di analizzare in automatico tutti i dati interni alla tua struttura ricettiva, incrociandoli costantemente con l’andamento del mercato nella tua località e l’impatto di eventi e festività.

I prezzi dinamici così calcolati saranno poi sincronizzati in automatico su software gestionale e Channel manager e pubblicati sui tuoi canali di vendita, eliminando il rischio di errori manuali e riducendo sensibilmente il carico di lavoro.

Disporre di un ottimo booking engine integrato è la condizione necessaria per strutturare una strategia di disintermediazione dalle OTA. Oggi il 56% delle vendite del settore alberghiero ed extralberghiero avvengono online e offrire agli ospiti la possibilità di prenotare direttamente sul proprio sito web è fondamentale per aumentare la quota di prenotazioni dirette e ridurre la dipendenza dalle OTA.

Sarà infatti possibile vendere senza costi di commissione e creando tariffe personalizzate e vantaggiose rispetto a quelle pubblicate sulle OTA.

Un altro vantaggio è la possibilità di integrare la vendita di servizi extra direttamente nel processo di prenotazione. Proporre upgrade, colazioni, parcheggi o pacchetti speciali in questa fase aiuta a stimolare l’interesse degli ospiti, permette una gestione più efficiente e massimizza i ricavi. Inoltre può avere l’effetto di ridurre il rischio di cancellazioni o no-show, poiché gli ospiti si sentiranno più coinvolti già prima dell’arrivo.

L'automazione della contabilità e della reportistica è fondamentale per evitare tutte gli inconvenienti del lavoro manuale: ritardi, errori umani e costi elevati. In aggiunta, la contabilità tradizionale non consente di visualizzare i dati in tempo reale, un aspetto oggi essenziale in un settore veloce come quello dell’ospitalità.

In base alle caratteristiche della tua struttura ricettiva potrai scegliere un software che ti offra solo le funzioni di base, oppure uno più potente in grado di gestire le attività più complesse. In ogni caso, avrai benefici immediati da questa implementazione: risparmierai tempo, semplificherai la raccolta di dati, otterrai report istantanei, avrai una visione più chiara delle finanze del tuo hotel e, di conseguenza, prenderai decisioni in modo più consapevole e tempestivo.

Come abbiamo appena visto, il modo migliore per assicurarsi una presenza forte online, ridurre la dipendenza dalle OTA e strutturare una strategia di vendita che tenga in considerazione tutti i canali, è sfruttare al massimo le funzionalità offerte dal proprio software gestionale. Ma il tuo PMS è davvero all’altezza di queste sfide?

Per aiutarti a capirlo abbiamo preparato una checklist pratica con 25 domande da farti per valutare se il tuo software gestionale è ancora attuale o se è arrivato il momento di aggiornarlo o sostituirlo.

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