So nutzen Sie das Buchungsfenster, um mehr Reservierungen zu erhalten

Das Buchungsfenster oder Reservierungsfenster ist der Zeitraum zwischen dem Datum, an dem eine Reservierung vorgenommen wird, und dem tatsächlichen Beginn des Aufenthalts.

Wenn ein Gast zum Beispiel am 1. Juni für einen Aufenthalt bucht, der am 30. Juni beginnt, beträgt sein Buchungsfenster 30 Tage.

Diese Daten sind für die Planung Ihrer Preis- und Marketingstrategien von entscheidender Bedeutung, da Sie nicht nur die Buchungsgewohnheiten Ihrer Kunden kennenlernen, sondern auch Ihre Angebote und Werbeaktionen auf die Zeiten mit der höchsten und niedrigsten Nachfrage abstimmen können.

Zusammen mit dem Buchungsfenster sollte immer auch der Pick-up analysiert werden. Der Pick-up ist die Gesamtzahl der Zimmer, die innerhalb eines bestimmten Buchungsfensters für ein bestimmtes Aufenthaltsdatum gebucht wurden. Wenn der 30-Tage-Pick-up für den 30. Juni beispielsweise 5 Zimmer beträgt, bedeutet dies, dass 30 Tage vor dem 30. Juni 5 Buchungen zu erwarten sind.

Wenn Sie den Pick-up in regelmäßigen Abständen überwachen, erhalten Sie ein besseres Verständnis der Buchungs- und Belegungstrends, sodass Sie Markttrends vorhersehen und Ihre Preisstrategien entsprechend anpassen können.

Um die Buchungsdaten übersichtlicher zu gestalten, ist es sinnvoll, sie in einem Diagramm darzustellen, das wir als "Belegungskurve" bezeichnen.

Anhand dieses Diagramms können Sie sofort erkennen, wie hoch die prozentuale Belegung (oder die Anzahl der Buchungen, wenn Sie sich für absolute Werte entscheiden) zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr sein sollte.

Die Erstellung einer solchen Belegungskurve mag kompliziert erscheinen, kann aber mit einer einfachen Excel-Tabelle oder noch besser mit einer Software, die diese Funktion automatisch anbietet, durchgeführt werden. So geht's:

Historische und aktuelle Daten sammeln

Zunächst müssen Sie historische Daten über Ihre Buchungen sammeln, idealerweise über mindestens 2-3 Jahre. Dazu gehören das Datum der Buchung, das Datum des Aufenthalts, die Anzahl der gebuchten Zimmer und die Stornierungen. Gleichzeitig müssen Sie die aktuellen Buchungen überwachen und die Daten ständig aktualisieren, am besten in Echtzeit.

Erstellung des Diagramms in Excel

Sie geben alle zuvor erfassten Daten in ein neues Tabellenblatt ein, wobei Sie Spalten für die Tage und Zeilen für die tägliche Belegungsrate (oder die Anzahl der täglich eingegangenen Buchungen) verwenden. An diesem Punkt verwenden Sie die Diagrammfunktionen von Excel, um Ihre Belegungskurve zu erstellen.

Verwendung automatisierter Software

Die Verwendung von Excel ist einfach, wenn Sie damit vertraut sind, aber zeitaufwendig, sowohl bei der Dateneingabe als auch bei der Erstellung von Diagrammen, um Querverweise herzustellen. Der einfachste Weg, Ihre Daten zu überwachen und zu vergleichen, ist daher die Einführung einer Software, die diese Analyse automatisiert.

Mit dem Dashboard von Smartpricing können Sie beispielsweise Ihre Belegungskurve übersichtlich darstellen und Vergleiche anstellen, indem Sie einfach die Zeiträume auswählen, die Sie interessieren.

Sobald Sie Ihre Belegungskurve erstellt haben, können Sie diese mit der Kurve der Vorjahre vergleichen, um Trends und Anomalien in der Nachfrage zu erkennen.

Zeigt Ihre Kurve beispielsweise einen Rückgang im Vergleich zum Vorjahreszeitraum, können Sie schnell mit gezielten Marketingmaßnahmen oder Preisanpassungen reagieren. Ist die Kurve höher als erwartet, können Sie eine Preiserhöhung in Erwägung ziehen, um den Umsatz zu maximieren.

Sobald Sie die Belegungskurven analysiert haben, können Sie Zeiten mit geringer Nachfrage erkennen und Marketingaktionen planen, um die Buchungen zu erhöhen.

Hier kommt das Buchungsfenster ins Spiel: Wenn Sie das durchschnittliche Buchungsfenster Ihrer Gäste kennen, können Sie Ihre Werbemaßnahmen auf den richtigen Zeitraum konzentrieren und so Ressourcenverschwendung vermeiden. Wenn Ihre Gäste beispielsweise dazu neigen, 30 Tage im Voraus zu buchen, ist es sinnvoll, gezielte Werbekampagnen mindestens 30/45 Tage vor dem Zeitraum mit der geringsten Nachfrage zu starten.

• Google Ads und Social Media Kampagnen: Erstellen Sie Anzeigen auf Google Ads und sozialen Plattformen (wie Facebook und Instagram), die 45 Tage vor dem als nachfrageschwach eingestuften Zeitraum geschaltet werden, und nutzen Sie aufmerksamkeitsstarke Botschaften mit Sonderangeboten oder exklusiven Paketen, um Buchungsanreize zu schaffen.
• E-Mail-Marketing: Segmentieren Sie die Mailingliste nach dem Buchungsfenster der einzelnen Gäste und versenden Sie personalisierte E-Mails mit Sonderangeboten. Versenden Sie z. B. einen Newsletter mit einem Rabatt von 10 % für Buchungen, die 30 Tage vor dem Anreisedatum getätigt werden.
• Influencer-Marketing: Planen Sie Beiträge und Geschichten in Zusammenarbeit mit Branchen-Influencern, die Ihr Hotel bewerben. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Aktivitäten der Influencer zu verfolgen, um das Buchungsfenster der über diesen Kanal generierten Buchungen zu überwachen. So können Sie Ihre Sichtbarkeit erhöhen und Anreize für zukünftige Buchungen schaffen.

Die Analyse des Buchungsfensters für die verschiedenen Verkaufskanäle, die Sie nutzen, hilft Ihnen zu verstehen, welche zu verschiedenen Zeiten am effektivsten sind.

Wenn beispielsweise Ihre Last-Minute-Buchungen hauptsächlich über OTA-Kanäle erfolgen, sollten Sie in spezielle Werbekampagnen für diese Kanäle investieren. Wenn Sie hingegen feststellen, dass Ihre Website hauptsächlich Vorausbuchungen erhält, können Sie SEO- (Search Engine Optimisation) und SEM-Kampagnen (Search Engine Marketing) planen, um mehr direkten Verkehr anzuziehen.

• OTAs (Online-Reisebüros): Hier können Sie die spezifischen Tools der einzelnen Plattformen nutzen, z. B. Last-Minute-Angebote auf Booking.com oder Mobile-Only-Angebote auf Expedia.
• Website und SEO: Investitionen in SEO- und SEM-Kampagnen helfen Ihnen, das Ranking Ihrer Website in den Suchmaschinen zu verbessern. Sie können zum Beispiel bestimmte Schlüsselwörter verwenden und spezielle Landing Pages erstellen, die Rabatte für frühe Direktbuchungen anbieten.
• Meta-Suchmaschinen: Die Zusammenarbeit mit Meta-Suchmaschinen wie Trivago oder Google Hotel Ads hilft Ihnen, Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, Direktbuchungen anzuziehen und so Ihre Kundenakquisitionskosten zu optimieren.

Die Kenntnis des Buchungsfensters hilft Ihnen auch bei der Entscheidung, welche Produkte oder Dienstleistungen zu welchen Zeiten angeboten werden sollen.

Wenn Sie z. B. feststellen, dass ein Buchungsfenster zwischen 10 und 20 Tagen für den Verkauf von Familienzimmern nicht förderlich ist, für das Angebot "Doppelzimmer + romantisches Abendessen" jedoch sehr effektiv ist, können Sie eine gezielte Kampagne zur Förderung dieses Angebots erstellen.

• Sonderangebote und Arrangements: Erstellen Sie spezielle Werbepakete für verschiedene Buchungszeiträume. Zum Beispiel Pauschalangebote für Familien, die 60 Tage im Voraus buchen, oder Rabatte für Einzelreisende, die in letzter Minute buchen.
• Veranstaltungen und Aktivitäten: Bewerben Sie besondere Veranstaltungen oder Aktivitäten, die während des Aufenthalts angeboten werden. Beispielsweise können Sie bei Last-Minute-Buchungen freien Eintritt zu lokalen Veranstaltungen oder Aktivitäten anbieten, die vom Hotel organisiert werden.
• Treueprogramme: Führen Sie Treueprogramme ein, die frühe Buchungen mit Extrapunkten oder zukünftigen Rabatten belohnen, um Anreize für frühzeitige Buchungen zu schaffen. Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, lesen Sie unseren Beitrag über die Nützlichkeit eines Treueprogramms für Ihr Hotel.

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Kanäle Sie nutzen und welche Produkte oder Dienstleistungen Sie anbieten möchten, ist der letzte Schritt, herauszufinden, welches Marktsegment Sie mit Ihren Marketingaktivitäten ansprechen möchten.

Durch die Analyse der Marktsegmente mithilfe Ihrer Verwaltungssoftware oder Ihres CRM können Sie feststellen, welche Segmente in dem Buchungsfenster, in dem Sie Buchungen fördern möchten, am empfänglichsten sind.

Sie können dann spezifische Marketingbotschaften für Paare, Familien, Gruppen oder Einzelpersonen definieren, basierend auf Nationalität, Status und anderen relevanten Parametern, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese Details kennen, können Sie Marketingkampagnen auf jedes einzelne Segment zuschneiden und so die Wirksamkeit von Werbekampagnen und die Konversionsrate erhöhen.

• Familien: Erstellen Sie gezielte Kampagnen für Familien, die lange im Voraus buchen, und bieten Sie Rabatte für längere Aufenthalte oder Pauschalangebote, die den Eintritt in Freizeitparks und Aktivitäten für Kinder beinhalten.
• Geschäftsreisende: Bieten Sie Geschäftsreisenden, die in letzter Minute buchen, geschäftsfreundliche Angebote wie Express-Check-in, persönlichen Concierge-Service und organisierte Arbeitsplätze.
• Gruppen: Bieten Sie Gruppen, die frühzeitig buchen, spezielle Angebote, z. B. Ermäßigungen für mehrere gemeinsam gebuchte Zimmer oder Pauschalangebote für Gruppenausflüge und -aktivitäten.

Die rechtzeitige Überwachung und Analyse der Buchungsfenster und der Pick-up-Daten kann einen echten Unterschied machen, sowohl in Bezug auf die Steigerung der Rentabilität Ihrer Unterkunft als auch in Bezug auf die Vermeidung von Buchungsproblemen in letzter Minute, wenn keine Zeit mehr zum Handeln bleibt.

Bei dieser anspruchsvollen Aufgabe bietet Ihnen die Software für dynamische Preisgestaltung und Revenue Management von Smartpricing wertvolle Unterstützung: Sie ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihre Belegungskurven mit wenigen Klicks zu vergleichen, sondern der Algorithmus berücksichtigt diese Daten bereits, um die am besten geeignete Strategie für die dynamische Preisgestaltung Ihrer Unterkunft anzuwenden, indem er sie ständig entsprechend der Nachfrage aktualisiert und Ihre Preise automatisch auf Ihren Buchungskanälen veröffentlicht.

So haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Preisstrategie und mehr Zeit, sich auf Marketingaktivitäten zu konzentrieren, die zur Steigerung Ihrer Buchungen erforderlich sind.

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